Tại hội nghị, hội nghị đã nghe đồng chí Trịnh Xuân Nhân, UVBTV đảng ủy PCT UBND xã thay mặt BCH PCTT & TKCN xã báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014, chương trình công tác năm 2015. Báo cáo đã đánh giá khái quát trong năm 2014 BCH PCTT & TKCN đã làm tốt công tác nắm và theo tình hình nên đã chỉ đạo tốt các khâu ngay từ đầu như chỉ đạo cán bộ trực, phụ trách địa bàn, vận dụng và sử lý tốt “5 tại chỗ”… nên đã giảm tối thiểu thiệt hại về tài sản của nhân dân.
Về nhiệm vụ trong năm 2015, căn cứ vào nhận định của Trung tâm khí tượng thủy văn Quốc gia về dự báo tình hính thời tiết mưa bão, áp thấp nhiệt đới xãy ra trên Biển đông ảnh hưởng đến khu vực Miền trung, BCH đã tham mưu UBND xã kiện toàn BCH và các tổ công tác phụ trách địa bàn, phụ trách đội xung kích PCTT & TKCN …
Hội nghị đã thảo luận các phương án, điều kiện, phương tiện ứng cứu …. Đồng chí Võ Ngọc Sơn HUV, PBT CT UBND, Trưởng BCH PCTT & TKCN đã thống nhất kết luận;
Chỉ đạo các Chi bộ, thôn trưởng, các HTX nắm diện tích sắn để vận động bà con xã viên thu hoạch sớm trước mưa bão, phòng chống dịch bệnh sau lụt, bão, bảo vệ lương thực sau thu hoạch.
Về phương tiện: giao BCH Quân sự xã kiểm tra phương tiện, dụng cụ hiện có, năm số lượng xe cơ giới, đò máy, cole, ghe chèo tay trên địa bàn xã để huy động khi cần thiết phục vụ công tác ứng cứu, di dời. Đồng thời có kế hoạch huy động lực lượng Dân quân tự vệ sẵn sàng ứng cứu, phối hợp với Công an xã tham gia bảo đảm an ninh trật tự.
Về công tác hậu cần: giao bộ phận tài chính- ngân sách xã có kế hoạch dự trữ hành hóa, nhu yếu phẩm cần thiết để phục vụ khi có mưa, bão xảy ra từ 5-7 ngày.
Về công tác di dời: bộ phận văn phòng thống kê chủ trì phối hợp với các thôn lập danh sách, xây dựng phương án, xác định địa điểm trú ẩn, di dời khi có bão, lũ.
Bộ phận Công an xã chủ trì phối hợp với Ban chỉ huy Quân sự xã xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự tuyệt đối khi lụt, bão xảy ra. Lấy lực lượng công an viên tổ chức đội xung kích sẵn sàng ứng cứu người và bảo vệ tài sản của nhà nước và nhân dân.
Bộ phận Văn hoá-Xã hội và cán bộ phụ trách  đài truyền thanh xã quản lý, chỉ đạo các các thôn mở loa thường xuyên; liên tục cập nhật thông tin và phát tin về diễn biến khi có mưa, lụt, bão xảy ra để nhân dân biết và chủ động trong việc phòng tránh lụt, bão.
Bộ phận Địa chính - Nông nghiệp - Xây dựng và Môi trường rà soát những vị trí trục đường có nguy cơ ngập sâu gây ách tắc đường giao thông để cắm biển báo.
Trạm Y tế xã có kế hoạch dự trữ cơ số thuốc, trang thiết bị cần thiết phục vụ khám và điều trị ở Trạm, có phương án phòng chống dịch bệnh lây lan trong và sau thiên tai, thống kê đầy đủ các bà mẹ mang thai có khả năng sản phụ trong mùa lụt, bão để có Phương án bảo đảm an toàn tuyệt đối cho sản phụ và thai nhi. Bố trí lực lượng thường trực tại Trạm  24/24 giờ để điều trị cho nhân dân. 
 HTX dịch vụ Điện Phong Sơn đảm bảo sự ổn định lưới điện, thường xuyên kiểm tra phát quang trên các tuyến đường dây tải điện, thay thế các trụ điện có nguy cơ bị gãy, đảm bảo tuyệt đối an toàn, không để xảy ra tai nạn vì điện.
Hiệu trưởng các trường xây dựng kế hoạch chỉ đạo giằng chống các phòng học, bảo vệ an toàn cho học sinh, bảo vệ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác dạy học của trường; tham mưu UBND xã cho học sinh nghỉ học trong những ngày thiên tai nguy hiểm.
 Chủ đầu tư các công trình hạ tầng kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thi công hoàn thành sớm các công trình xây dựng, trường hợp công trình không có khả năng hoàn thành cần thi công các hạng mục xung yếu và có kế hoạch bảo vệ tài sản thi công.
Đề nghị Ban giám đốc Công ty Thủy điện Hương Điền thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và báo cáo với BCH PCTT&TKCN xã khi phát tín hiệu xã lũ.
 Đề nghị Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, Hội Chữ thập đỏ xã phối hợp với Bộ phận VH-XH, Tài chính-Kế toán xã tổ chức tiếp nhận, quản lý và phân phối hàng cứu trợ cho các gia đình bị nạn, các gia đình gặp khó khăn, hộ nghèo trong lụt, bão. Tuyệt đối không để người dân nào bị đói và rét trong khi lụt, bão xảy ra.
 Phương án chống lụt, bão khi xảy ra:
Khi có thông tin về thiên tai (bão, áp thấp nhiệt đới, lũ lụt,…) có khả năng xảy ra và ảnh hưởng đến địa bàn xã, các thành viên Ban chỉ huy PCTT&TKCN xã tập trung về trụ sở UBND xã, trên cơ sở phân công nhiệm vụ các thành viên về các thôn, các HTX, các trường học và các cơ quan, đơn vị đóng tại địa bàn để triển khai ngay phương án PCTT&TKCN đã đề ra:
- Tăng cường công tác thông tin, liên lạc về diễn biến thời tiết đang diễn ra.
- Tổ chức trực ban tại tất cả các cơ quan, đơn vị.
- Cắm bảng báo hiệu, chốt trực các khu vực nguy hiểm không cho người qua lại khi đang có lũ lớn. Nghiêm cấm người dân bắt cá, vớt củi trên sông khi đang lũ.
- Huy động các lực lượng tìm kiếm cứu nạn của xã và lực lượng xung kích ở các đơn vị thực hiện cứu hộ đối với những nơi  xảy ra các sự cố.
Về Phương án chỉ huy khi tình hưống lụt lớn, gây chia cắt địa bàn:
Khi tình huống mưa to, kéo dài có thể gây lụt lớn, trên địa bàn bị ngập tại các điểm: trên tỉnh lộ 11B (đoạn trước quán anh Trợ, Cổ Bi 1; đoạn từ nhà anh Mô đến nhà anh Hiếu, Sơn Quả; đoạn cầu ông Vàng; đoạn từ dốc Thanh Tân đến cầu Công Thành), đường trục xã từ trường cấp II đi Phe Tư, đường Sơn Quả -Tứ Chánh - Phổ Lại tạo thành các cụm địa bàn bị chia cắt. Do vậy, ngoài việc cán bộ phụ trách từng thôn, cần có cán bộ phụ trách chung theo địa bàn từng cụm. Ban chỉ huy PCTT&TKCN thống nhất phân công thành viên phụ trách cụm như sau:
Cụm 1, gồm các thôn: Đông Dạ, Hiền Sỹ, Cổ Bi 1, Sơn Bồ do đồng chí Phạm Thị Ánh Tuyết, Phó Chủ tịch UBND xã chỉ đạo.
Cụm 2, gồm các thôn: Phe Tư, Tứ Chánh, Phổ Lại do đồng chí Trịnh Xuân Nhân, Phó Chủ tịch UBND xã chỉ đạo.
Cụm 3, gồm các thôn: Cổ Bi 2, Cổ Bi 3, Sơn Quả, Thanh Tân do đồng chí Võ Ngọc Sơn, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo.
 Cụm 4, gồm các thôn: Hiền An, Công Thành do đồng chí Hoàng Như Khánh, Chủ tịch UBMTTQVN xã chỉ đạo.
Về công tác Khắc phục hậu quả do lụt, bão gây ra:
Sau khi lụt bão xảy ra, các thôn, các HTX, các trường học và các cơ quan đơn vị đóng tại địa bàn xã cần tổ chức kiểm tra để tổng hợp tình hình thiệt hại và đề xuất hướng xử lý.
Trên cơ sở tình hình thiệt hại, cần tập trung các nguồn lực (lực lượng, phương tiện, kinh phí,…) để khắc phục. Trong đó, chú trọng việc đảm bảo vấn đề an sinh xã hội, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh và sửa chữa nhà ở, hệ thống giao thông, thông tin liên lạc, hệ thống điện và các hạng mục hạ tầng thiết yếu phục vụ sản xuất để giúp nhân dân sớm ổn định cuộc sống và sản xuất.